Comment facturer ses clients professionnels en fin de mois sans tout recompter ?

Beaucoup de boulangers et de traiteurs livrent leurs clients professionnels tout le mois et facturent en une fois, en fin de mois. Mais reconstituer alors tout ce qui a été livré à chacun, jour après jour, à partir de bons épars, est un travail fastidieux et risqué. Une facturation qui s'appuie sur les commandes déjà enregistrées supprime ce recomptage.

Le casse-tête du récapitulatif mensuel

Sans suivi, la fin de mois vire à l'enquête: retrouver chaque livraison, additionner les quantités, croiser les bons. Ce travail prend un temps précieux et laisse passer des erreurs, dans un sens ou dans l'autre. Facturer trop, c'est un litige ; facturer trop peu, c'est une perte sèche. La reconstitution manuelle est l'ennemie d'une facturation saine.

Facturer à partir du suivi

• retrouver toutes les commandes d'un client sur la période ;
• additionner automatiquement les quantités livrées ;
• préparer la facture sans ressaisir chaque bon ;
• présenter un récapitulatif clair au client.

Préparer la facturation tout au long du mois

La fin de mois est d'autant plus simple que les écarts ont été traités au fil de l'eau. Une commande modifiée le jour même, un produit non livré faute de stock, un ajout de dernière minute: si ces événements sont notés sur la commande concernée au moment où ils se produisent, le récapitulatif mensuel reflète ce qui a réellement été livré, sans reconstitution.

1. corriger la commande dès qu'une livraison diffère de ce qui était prévu ;
2. conserver les bons de livraison validés par le client ;
3. vérifier les tarifs convenus avec chaque client professionnel avant d'éditer la facture ;
4. envoyer le récapitulatif au client pour accord avant la facture définitive, si la relation s'y prête ;
5. reprendre les mentions attendues sur une facture entre professionnels, en se référant aux règles en vigueur.

Une fin de mois sereine

Facturer sans recompter suppose que chaque commande ait été enregistrée au fil de l'eau, comme le décrit notre article sur la façon de prendre ses commandes sans oubli. Une facturation claire et sans erreur renforce la confiance et contribue à fidéliser les clients professionnels, qui apprécient un fournisseur aussi rigoureux sur les comptes que sur les livraisons.