Que vérifier de la prise de commande à la livraison de vos clients pros ?
Une commande professionnelle passe par plusieurs mains avant d'arriver chez le client : la personne qui la prend, le fournil, le livreur, puis celui ou celle qui facture. À chaque étape, un détail peut se perdre. Cette checklist reprend les points de contrôle de nos articles sur la façon de prendre ses commandes sans oubli et d'organiser ses tournées, dans l'ordre de la journée.
Date : ______________ Réalisé par : ____________________
À la prise de la commande, au comptoir ou au téléphone
Noter le nom de l'établissement et la personne qui passe la commande.
Inscrire chaque produit avec sa quantité et son format (tranché ou non, taille des pièces, portions).
Préciser la date et l'heure de livraison ou de retrait.
Relever les particularités : allergène signalé, emballage, mention à inscrire, plateaux à rendre.
Convenir du mode de règlement : comptant, acompte ou facture de fin de mois.
Relire la commande à voix haute au client avant de raccrocher ou de le laisser partir.
Enregistrer la commande immédiatement au même endroit que toutes les autres, jamais sur un papier à part.
Vérifier que la commande respecte l'heure limite fixée pour les commandes du lendemain, sinon la traiter en supplément.
La veille au soir, avant d'établir le plan de production
Vérifier que toutes les commandes du lendemain sont bien enregistrées, y compris celles prises en fin de journée.
Contrôler que les commandes récurrentes des clients réguliers apparaissent bien dans le total.
Repérer les clients habituels absents du jour et s'assurer qu'ils ont bien annulé ou qu'ils sont fermés.
Comparer le total par produit à celui d'un jour comparable de la semaine précédente.
Chercher les doublons : une même commande saisie deux fois par deux personnes différentes.
Ajouter la production libre pour le comptoir séparément des commandes fermes.
Vérifier que la capacité du four permet de sortir les commandes avant la première livraison.
Préparer les emballages, étiquettes et cagettes identifiés par client.
Au chargement du véhicule, avant de partir en tournée
Éditer ou imprimer la feuille de livraison du jour, avec un bloc par client.
Regrouper les produits de chaque client dans une cagette ou un sac à son nom.
Cocher chaque ligne au moment où elle monte dans le véhicule : ce qui n'est pas coché n'est pas chargé.
Charger dans l'ordre inverse des arrêts, le premier client servi étant le dernier chargé.
Contrôler les commandes spéciales du jour (pièce montée, buffet, commande exceptionnelle) une seconde fois.
Emporter les bons de livraison à faire signer et le matériel de retour éventuel.
Chez le client, au moment de la livraison
Respecter le créneau convenu et prévenir par téléphone en cas de retard.
Faire contrôler les quantités par la personne qui réceptionne, quand c'est possible.
Faire signer ou dater le bon de livraison et en garder un exemplaire.
Noter sur la commande tout produit manquant, remplacé ou ajouté sur place.
Reprendre les contenants, plateaux ou cagettes de la livraison précédente.
Relever toute remarque du client sur les horaires, l'accès ou les produits pour la transmettre au comptoir.
En fin de mois, avant d'éditer la facture
Rassembler toutes les commandes du client sur la période, jour par jour.
Intégrer les écarts notés à la livraison : produits manquants, ajouts, remplacements.
Vérifier les tarifs convenus avec ce client avant de calculer le total.
Comparer le récapitulatif aux bons de livraison signés en cas de doute.
Envoyer le récapitulatif au client pour accord, si la relation s'y prête, avant la facture définitive.
Reprendre les mentions attendues sur une facture entre professionnels, à vérifier selon les textes en vigueur.
Comment utiliser ce modèle
Les deux premières sections s'affichent au comptoir et au fournil ; les deux suivantes se glissent dans le véhicule avec la feuille de livraison ; la dernière se sort en fin de mois.
Chaque section est cochée par la personne concernée : celle qui prend la commande, celle qui lance la production, celle qui livre, celle qui facture.
Conservez les checklists de la semaine avec les bons de livraison signés : elles aident à retrouver l'origine d'un écart au moment de facturer.
Relisez la liste tous les deux ou trois mois et supprimez les points devenus inutiles, ou ajoutez ceux qui ont manqué lors d'un incident récent.
Faut-il vraiment cocher chaque point tous les jours ?
Les points de la prise de commande et du chargement méritent d'être cochés systématiquement, car c'est là que les oublis se produisent. Les vérifications de la veille peuvent devenir un réflexe rapide au bout de quelques semaines, sans forcément cocher chaque ligne.
Cette checklist convient-elle à un traiteur autant qu'à un boulanger ?
Oui. Les produits changent, plateaux et portions au lieu de baguettes et viennoiseries, mais le cycle est le même : une commande prise proprement, une production calée sur les commandes fermes, un chargement contrôlé et une facture appuyée sur des bons signés.
Que faire si une commande arrive après l'heure limite ?
Fixer une règle claire et l'annoncer aux clients : la commande est acceptée en supplément si le fournil peut l'absorber, ou reportée au jour suivant. Notre simulateur de fournées avant livraison, dans les ressources du site, aide à savoir si le créneau avant la première livraison le permet.
Une checklist papier a-t-elle encore un sens avec un outil numérique ?
Oui, les deux se complètent. L'outil enregistre les commandes et calcule le plan de production ; la checklist rappelle les gestes humains que rien ne remplace, comme relire la commande au client ou faire signer le bon de livraison.
CommandeKit aide les boulangers et les traiteurs à prendre les commandes de leurs clients professionnels, à préparer le plan de production du jour et à ne plus jamais oublier une commande.