CommandeKit ou le tableur : que choisir pour prendre ses commandes professionnelles ?

Beaucoup de boulangers et de traiteurs qui commencent à livrer des restaurants ou des cafés ouvrent un tableur : une ligne par commande, une colonne par produit, une somme en bas. C'est gratuit, souple, et cela fonctionne tant que les commandes restent peu nombreuses. CommandeKit est un logiciel dédié à la prise de commandes professionnelles. Ce comparatif met les deux options côte à côte, selon votre volume de commandes, le nombre de personnes qui les prennent et le temps dont vous disposez au petit matin.

Ce qu'un tableur fait bien pour un petit volume de commandes

Un tableur ne coûte rien de plus que ce qui est déjà installé sur l'ordinateur du bureau. Une feuille par semaine, une ligne par client, une colonne par produit et une formule de somme au bas de chaque colonne : voilà un plan de production qui se tient. Pour un artisan qui livre trois ou quatre clients réguliers avec des commandes stables, ce montage peut suffire longtemps, à condition que la même personne le tienne et le vérifie.

aucun abonnement, aucun compte à créer, aucune connexion nécessaire ;
colonnes, formules et mise en page entièrement à votre main ;
export simple vers le comptable ou vers un modèle de facture ;
compétence déjà présente chez la plupart des conjoints ou associés qui tiennent le bureau.

La limite apparaît quand le fichier quitte le bureau. Une commande prise au téléphone pendant le coup de feu se note sur un papier, en attendant d'être reportée le soir dans la feuille. C'est précisément dans ce report différé que se glisse l'oubli, comme le détaille l'article sur la prise de commandes sans oubli.

Ce qu'apporte un logiciel dédié comme CommandeKit

CommandeKit part du même principe qu'un tableau, mais la saisie se fait au moment où la commande arrive, depuis le comptoir ou le téléphone, et le total du jour s'additionne seul par produit. Le fournil reçoit ainsi un plan de production juste sans que personne n'ait à refaire les sommes au petit matin. Les commandes qui reviennent chaque semaine se programment une fois, la feuille de livraison sort client par client, et le récapitulatif de la période sert de base à la facture.

commande enregistrée à l'instant, sans papier intermédiaire ;
plan de production additionné automatiquement pour chaque jour ;
commandes récurrentes reconduites sans ressaisie ;
feuille de livraison et récapitulatif par client prêts à imprimer.

Ce confort a des contreparties. Il faut un abonnement mensuel, une connexion, et un temps de mise en place pour créer ses produits et ses clients. Une personne à l'aise avec les formules peut reconstruire une partie de ces automatismes dans un tableur, au prix d'heures de construction et d'un entretien régulier chaque fois qu'un produit ou un client change.

Le point de bascule : plusieurs mains et des commandes qui bougent

Le tableur tient tant qu'une seule personne le remplit. Dès que la vendeuse du matin, le conjoint et le boulanger prennent chacun des commandes de leur côté, le fichier se retrouve avec deux versions, ou avec des lignes tapées de mémoire la veille au soir. Les modifications de dernière minute sont le second point faible : un restaurant qui passe de quarante à soixante baguettes à vingt-deux heures exige que quelqu'un rouvre le fichier, retrouve la bonne ligne et vérifie que la somme s'est bien mise à jour.

Comptez vos reprises avant de décider

Pendant un mois, notez chaque commande oubliée, incomplète ou reportée avec une erreur. Le calculateur du coût des commandes oubliées traduit ce compte en ordre de grandeur annuel : c'est ce chiffre, et non le prix d'un abonnement, qui dit si le tableur suffit encore.

Le coût réel : un abonnement face au temps passé

Le tableur est gratuit à l'achat, mais chaque soir de report et chaque matin de recomptage ont un coût en temps, et chaque erreur de report un coût en pain refait ou en seconde livraison. Un abonnement se compare donc au temps de saisie et aux erreurs évitées, pas à zéro. Cela ne signifie pas que le logiciel gagne toujours : pour un artisan qui traite une dizaine de commandes par semaine avec un seul preneur de commandes, le tableur reste un choix rationnel et le report du soir prend quelques minutes.

La question à se poser est simple : combien de personnes prennent des commandes, combien de commandes changent après avoir été notées, et combien de temps le fournil passe chaque matin à additionner. Si les trois réponses sont faibles, gardez votre feuille. Si l'une d'elles grimpe, le tableur commence à coûter plus cher qu'il n'y paraît.

Le comparatif en un tableau

Critère	CommandeKit	Tableur bureautique
Coût	Abonnement mensuel par établissement	Gratuit avec la suite bureautique déjà installée
Prise de commande au comptoir ou au téléphone	Saisie immédiate depuis n'importe quel poste	Report différé, souvent depuis un papier intermédiaire
Plan de production du jour	Additionné automatiquement par produit	Formules à construire et à maintenir soi-même
Commandes récurrentes	Programmées une fois, reconduites chaque semaine	Copier-coller manuel des lignes de la semaine passée
Feuille de livraison	Générée par jour et par client	Tri et impression à préparer à la main
Travail à plusieurs	Prévu, chacun voit les mêmes commandes	Délicat, risque de versions concurrentes
Souplesse de personnalisation	Cadre fixe pensé pour le métier	Totale, mais entièrement à votre charge
Récapitulatif pour la facture	Par client et par période, sans recompter	Filtre et somme manuels, fiables si le fichier est propre

Notre verdict

Le tableur convient à l'artisan qui livre quelques clients réguliers, prend lui-même toutes les commandes et accepte un report quotidien : il ne coûte rien et reste sous son contrôle. CommandeKit s'adresse à la boulangerie ou au traiteur où plusieurs personnes prennent des commandes, où les quantités bougent jusqu'à la veille au soir et où le fournil a besoin d'un total juste sans recompter. Entre les deux, une feuille bien construite peut tenir un moment ; le bon signal pour changer est le nombre de commandes reprises ou oubliées sur un mois, pas l'envie d'un nouvel outil.

Questions fréquentes

Puis-je importer mon tableur actuel dans CommandeKit ?

La mise en place consiste surtout à créer vos produits et vos clients professionnels, ce qui se fait en quelques minutes à partir de votre feuille. L'historique des semaines passées n'a pas besoin d'être repris : seules les commandes à venir comptent pour la production.

Un tableur partagé en ligne règle-t-il le problème du travail à plusieurs ?

En partie : chacun voit la même version, ce qui évite les doublons. Restent la saisie depuis un téléphone au comptoir, peu pratique sur une grille, l'absence de feuille de livraison et les formules qui se cassent quand quelqu'un insère une ligne au mauvais endroit.

Le tableur suffit-il pour préparer les factures de fin de mois ?

Oui, si chaque commande a bien été reportée avec son montant et sa date. Un filtre par client et une somme donnent le total. Le risque n'est pas la formule, c'est la commande prise au téléphone et jamais saisie, qui manque à la facture sans que personne ne s'en aperçoive.

Peut-on garder le tableur pour certaines tâches et CommandeKit pour d'autres ?

C'est fréquent : CommandeKit pour la prise de commandes, la production et les tournées, le tableur pour le suivi de marge ou les statistiques que vous aimez calculer vous-même. Le récapitulatif par client s'exporte pour alimenter vos propres feuilles.

Pour aller plus loin

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CommandeKit aide les boulangers et les traiteurs à prendre les commandes de leurs clients professionnels, à préparer le plan de production du jour et à ne plus jamais oublier une commande.

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